Os e-mails de notificações existentes no sistema são enviados apenas em atividades dos tipos: Usuário ou Manual. Portanto, se você deseja personalizar um e-mail de notificação, as opções de personalização estão disponíveis apenas para estes tipos de atividades.
Para personalizar os e-mails de notificação, faça o seguinte:
1. Clique sobre uma atividade do processo e expanda a opção E-mails de Notificação no menu lateral direito:
2. Em seguida clique no botão Configurar:
Ao clicar em Configurar, uma janela será exibida, trazendo por padrão a listagem de configurações de envio de e-mail criadas para a atividade selecionada, conforme a imagem:
a. Na janela aberta, é possível alternar, se desejado, entre as configurações criadas para a “Atividade Atual” ou para “Todas as atividades”;
b. Ao lado da caixa de pesquisa da tela exibida, clicando no botão Nova, crie uma nova personalização de e-mail de notificação.
Outra janela será exibida para preenchimento de uma nova configuração de e-mail. Em Definições Gerais:
a. Insira um nome para o modelo de e-mail;
b. Em seguida, selecione as atividades que utilizarão a configuração deste modelo de e-mail. Por padrão, a configuração que virá será a da atividade selecionada.
Se desejado, insira outras atividades que você deseja aplicar esta configuração.
Em seguida, defina se esta configuração será aplicada a avisos da própria atividade ou de temporizadores associados a ela.
a. Caso seja aplicada à própria atividade, deverá então ser selecionado para qual aviso essa configuração será utilizada:
b. Já se selecionada a opção Temporizadores, os temporizadores existentes àquela atividade serão exibidos para seleção:
Para as configurações de personalização de e-mails, existem 4 opções relativas à mensagem enviada, sendo elas:
a. Criar Layout: possibilidade de criação de layout (Saiba como criar um layout no modelador de e-mails);
b. Informar uma URL: com o caminho de um modelo de e-mail em formato JSP;
c. Não enviar o e-mail padrão: bloqueia os e-mails já enviados pelo sistema;
d. Enviar e-mail padrão: essa opção serve como sobreposição a possíveis outras regras que interfiram e possuam a opção de Não envio selecionada.
Informações de Envio (Disponível apenas para a opção Criar Layout):
Informe o assunto com que o e-mail será veiculado. Para isso, se necessário, utilize termos variáveis do sistema por meio do ícone localizado ao fim do campo:
As variáveis selecionadas servem para substituir automaticamente os termos no momento do envio por valores específicos da atividade, processo ou usuário.
Ex.: Em caso de utilização “Tarefa Pendente – #Task.name”, o assunto do e-mail é alterado para “Tarefa Pendente – Aprovar Compra de Produtos”.
A listagem dessas variáveis serão exibidas para seleção ao clicar no ícone informado anteriormente conforme a imagem:
Veja também: Configurando E-mails para Atividades de Envio